西武秋津自治会会則

第１章　　　　　　　総　　　　　則

（名　　称）

第１条　　　この自治会は西武秋津自治会（以下自治会と称する）　と称し、会の

　　　　　　　所在地を会計宅に置く。

（目　　的）

第２条　　　自治会は会員の民主的な運営によって会員協同の利益を確保すると
　　　　　　　ともに会員相互の親睦をはかり、明るい生活環境をつくることを目的
　　　　　　　とする。

（運営事項）

第３条　　　自治会は前条の目的を達成するために、次の事項を運営する。

　　　（１）　市役所、警察署、公共団体及びその団体など関連先との一般的連絡、

　　　　　　折衝に関する事項。

　　　（２）　保健衛生、防犯、防災、防火等環境の整備に関する事項。　

　　　（３）　会員及び家族の福利厚生ならびに共済に関する事項。

　　　（４）　住環境・生活環境の維持発展を計る。

　　　（５）　その他目的達成に必要な事項。

第２章　　　　　　　会　　　　　員

（会員の構成）

第４条　　　西武鉄道㈱の分譲地（所沢市上安松1,033番地他）内に居住する世

　　　　　　　帯、及びこれに隣接し、生活上必要があり、総会において承認され

　　　　　　　た世帯を以って構成する。

（入会手続）

第５条　　　自治会に入会するときはブロック委員、又は自治会会長宅に所定の

　　　　　　　申込書に入会金、会費を添えて申出るものとする。

（権利義務）

第６条　　　会員は自治会の運営に参加し、平等にその利益をうけるとともにその

　　　　　　　決定に従う義務を負うものとする。

第３章　　　　　　　機　　　　　関

（機関の種類）

第７条　　　自治会に次の機関を置く

　　　（１）　総　会

　　　（２）　役員会

（定員数）

第８条　　すべての会議は構成世帯の二分の一以上の出席により成立する。

　　　　　　但し、出席できない世帯は委任状をもって出席（議決）にかえることが

　　　　　　できる。

（議　決）

第９条　　会議の議事は出席者の三分の二以上の賛否によりこれを決定する。

（総　会）

第１０条　総会は自治会の最高機関であって全会員をもって構成し、次の場合

　　　　　　会長が招集する。

　　（１）　定時総会　　毎年４月に開催

　　（２）　臨時総会　　会員の三分の二以上の要請があった場合或いは役員会

　　　　　　で必要と認めた場合。

（決議事項）

第１１条　次の事項は総会により決定されなければならない。

　　（１）　役員の選出・改選　

　　（２）　会則及び内規の変更

　　（３）　予算及び決算

　　（４）　その他役員会が上程を決定した事項

（役員会）

第１２条　役員会は第１４条の役員及び内規第５条の委員会をもって構成し、執

　　　　　　行に関しては総会に連帯責任を負う。

第１３条　役員会は会長が必要と認めたとき又は役員の三分の二以上の要請が

　　　　　　あったとき招集する。

（役員の定員）

第１４条　自治会に次の役員をおく。

　　（１）　会　　　　　長　　　　　　　　１名

　　（２）　副　　会　　長　　　　　　　　１名

　　（３）　総　務　委　員　　　　　　　　３名（ブロック毎に１名）

　　（４）　会　計　委　員　　　　　　　　１名

　　（５）　衛　生　委　員　　　　　　　　３名（ブロック毎に１名　兼務でも可）

　　（６）　運　動　委　員　　　　　　　　３名（ブロック毎に１名　兼務でも可）

　　（７）　親　睦　委　員　　　　　　　　３名（ブロック毎に１名　兼務でも可）

　　（８）　ブロック　委員　　　　　　　若干名

　　（９）　会計監査委員　　　　　　　　２名（兼務でも可）

　　（10）　環境管理委員長　　　　　　１名

　　（11）　防災委員長　　　　　　　　　１名

（役員の任務）

第１５条　会長は自治会を代表し自治会に関する一切の義務を統轄する。

　　　　　　会長が事故あるときは副会長がその職務を代行する。

　　　　　　その他の役員は会長を助けそれぞれの業務を執行する。

（役員の選出）

第１６条　役員は各ブロックにて選出し、総会にて承認を得るものとする。

　　　　　役員の職務分担は役員相互の互選により定める。但し、ブロック

　　　　　　委員は各ブロックにて選出する。

（役員の任期）

第１７条　第１４条の役員および内規第５項の委員長の任期は原則として定時

　　　　　　総会から次年度の定時総会までとし再選を妨げない。

第４章　　　　　　　会　　　　　計

（財　　源）

第１８条　自治会の経費は自治会々費をもってこれにあてる。但し、財源不足の

　　　　　　場合はその使途を明らかにし、臨時に会費又はその費用を徴収する。

（自治会々費及び入会費）

第１９条

　　（１）　自治会々費は１世帯につき月額２５０円とする。

　　（２）　会費は入居月の翌月から徴収する。

　　（３）　入会金は１世帯につき２５０円とし入居時のみ徴収する。

　　（４）　一旦納入した会費は一切返却しない。

（会費の徴収）

第２０条　自治会々費は年２回とし、４月と１０月（その他は随時）にブロック委員

　　　　　　が各世帯より徴収の上会計に届けるものとする。

（会費の支出）

第２１条　諸費用の支出の場合は会長の承認を得て、会計が支出する。但し、

　　　　　　経常的なものについては予め範囲を定めて会計に委嘱するものとする。

第２２条　会計は会費、その他の費用を責任をもって保管するとともに明細書を

　　　　　　整理して常にその収支の内容を明らかにしておかねばならない。

（会計年度）

第２３条　会計年度は４月１日に始まり翌３月３１日に終わる。

（会計報告）

第２４条　会計報告は毎年３月末現在で会計が作成し会計監査委員の監査を受

　　　　　　けた後、総会の承認を得なければならない。

第５章

（慶弔金）

第２５条　自治会の慶弔費は、次の通りとする。

　　（１）　新入学児祝金　　　　　　　　　　　　　１０，０００円

　　（２）　敬老祝金　　　　　　　　　　　　　　　　１０，０００円

　　（３）　世帯主死亡の場合　　　　　　　　　　１０，０００円

　　（４）　世帯主配偶者死亡の場合　　　　　　１０，０００円

　　（５）　上記以外の同居家族死亡の場合　　５，０００円

第２６条　前条の弔慰金は会長の認定により自治会費から支出する。

（その他）

第２７条

　　（１）　本会則に定められていない事項については、総会において審議し決定

　　　　　　された内規に基づき運営する。

　　（２）　本会則、並びに内規に定められていない事項については、第２条の趣

　　　　　　旨により役員会において審議決定する。

第２８条　この会則は昭和４４年７月１日より適用実施する。

第２９条　自治会は政治的には完全中立を守る。

第１項　この内規は西武秋津自治会々則第２７条（１）に基づき定めるものである。

第２項　（１）　会長は各ブロックより順次選出することを原則とする。

　　　　　（２）　会長選出の手順は以下の通りとする。

　　　　　　　①　ブロック総会では以下の手順で会長を選出する。

　　　　　　　②　立候補者を求め、立候補者が１名の場合は総会出席者の三分の

　　　　　　　　　二以上の承認を得て会長に選出する。

　　　　　　　③　立候補者が２名以上の場合は無記名投票により最上位得票者

　　　　　　　　　を会長に選出する。

　　　　　　　④　立候補者がいない場合

　　　　　　　　（イ）　総会出席者の話し合いにより選出する。

　　　　　　　　（ロ）　上記（イ）により選出されない場合は、出席者の無記名投票

　　　　　　　　　　　　で会長候補を選出し、上位５名程度の被選出者同士による

　　　　　　　　　　　　話し合いで選出するか又は無記名の再投票で選出する。

　　　　　　　⑤　ブロック総会の欠席者が会長に選出された場合は被選出者は　

　　　　　　　　　これを拒否できない。

　　　　　　 ⑥　ブロック総会の結果、ブロックから会長を選出できなかった場合、

　　　　　　　　　その後開いた役員会で現会長の重任につき、その意思が確認

　　　　　　　　　され、さらに役員会出席者の三分の二以上の賛成が得られた

　　　　　　　　　場合は、現会長を次期会長に選出する。

　　　　　　　　　但し、通算３期を限度とする。選出できなかった場合は、ブロック

　　　　　　　　　総会に差し戻し改めて会長を選出するものとする。

　　　　　　⑦　なお、会長が重任する場合、副会長、総務、衛生、運動、親睦の

　　　　　　　　各委員長および会計委員は、次ブロックの役員が担う。

第３項　自治会活動に付随して得られる下記の収入は自治会々費に納入するも

　　　　　のとする。（行政協力費、青少年を守る会助成金、電灯助成金、衛生委

　　　　　員報酬、交通災害共済手数料、商品販売リベート及び同種の雑収入）

第４項　役員には、実用経費相当の手当を以下の通り支払うものとする。

　　　　（１）　会　　　　　長　　　　　　年額　　７０，０００円

　　　　（２）　その他の役員　　　　　　年額　　１０，０００円

　　　　　尚、５年ごとに職務手当の見直しを行うこととする。

第５項（１）　自治会の中に環境管理委員会をおき委員長１名をおく。

　　　　（２）　自治会の中に防災委員会をおき委員長を１名おく。

　　　　（３）　自治会が参加する運動会に運営委員長１名をおく。

　　　　（４）　自治会々員同士の親睦を深める会に委員長１名をおく。

　　　　（５）　上記（1）（2）（3）（4）の委員長は役員会において選出するものとする。

第６項（１）　自治会の運営等に関し、会長の諮問に応じる為、会長経験者を構

　　　　　　　成メンバーとする相談役会を自治会内におく。

　　　　（２）　会長が必要とするときは、相談役会を招集し意見を求めることが

　　　　　　　できる。

　　　（３）　相談役会の構成メンバーは、必要とするときは議題を提示し、相談　

　　　　　　　役会の招集を会長に要請することができる。

　　　　（４）　相談役会の構成メンバーに対しての報酬は無いものとする。　

第７項　当自治会としての個人情報の取り扱いに関し、別途西武秋津自治会個人

　　　　情報取り扱いルールを制定し、自治会活動に伴う個人情報の収集、管理

　　　　廃棄等について定める。

第８項（１）　自治会々員名簿は会則及び内規とは別に発行する。　

　　　　（２）　会員名簿、会則及び内規は必要に応じ発行する。

　　　　（３）　会員名簿を発行しない年度には、当該年度に選出された役員並び

　　　　　　　に前年度中に移動のあった会員についての案内を自治会案内図と

　　　　　　　共に発行する。

第９項　掲示板利用要領

　　　　（１）　自治会活動にふさわしくない掲示はできない。

　　　　（２）　特定の政党に偏った掲示はできない。

　　　　（３）　特定の宗教に偏った掲示はできない。

　　　　（４）　特定な営利事業のための掲示はできない。

　　　　（５）　当自治会長の承認を得て掲示するものとする。

　　　　　　　期間が過ぎた掲示物は取りはずすものとする。

（目的）

第１条　この取扱ルールは、西武秋津自治会（以下「本会」という。）が保有する個人情報に

　　　　ついて適正な取扱いを確保することを目的として定めます。　　　　　

（責務）

第２条　本会は、個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）等を遵守するとともに、

　　　　自治会活動において個人情報の保護に努めます。

（周知）

第３条　本会は、この取扱ルールを総会資料又は回覧により、少なくとも毎年１回は会員に

　　　周知します。

（管理者）

第４条　本会における個人情報の管理者は会長とします。

（取扱者）

第５条　本会における個人情報の取扱者は役員及び要援護者を支援する者とします。

（秘密保持義務）

第６条　個人情報の管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人

　　　に知らせ、又は不当な目的に使用しません。その職を退いた後も同様とします。

（個人情報の取得）

第７条　本会は、役員が「西武秋津自治会加入届」を会員又は会員になろうとするものから

　　　受理する、市から要援護者に関する情報を受けること等により、個人情報を取得しま

　　　す。

　２　要援護者の支援等のため、市からの情報に加え、取扱者が法に規定する障害や病歴

　　　などの要配慮個人情報を取得する際は、本人の同意を得て取得します。

　３　本会が会員から取得する個人情報は、氏名（家族、同居人を含む）、生年月日、性別

　　　、住所、電話番号、メールアドレス、緊急時の援護の要否、避難支援を必要とする

　　　事由、緊急時連絡先、その他連絡事項などで会員が同意する事項とします。

　４　本会が配布する西武秋津自治会名簿に記載する個人情報は、氏名、区画番号、

　　　　電話番号などで会員が同意する事項とします。

（利用）

第８条　本会が保有する個人情報は、次の各号に：掲げる活動等に際して利用します。

　（１）　会費の徴収、管理、その他文書の送付など。

　（２）　会員名簿の作成及び会の区域図の作成。

　（３）　入学祝、敬老祝等の対象者の把握。

　（４）　災害等の緊急時における支援活動。

　（５）　災害時に備えた要援護者との日頃からの関係づくり。

（管理）

第９条　個人情報は、個人情報取扱者が保管するものとし、適正に管理します。

　２　不要となった個人情報は、適正かつ速やかに復元不可能な状態にして破棄します。

（提供）

第１０条　個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者

　　　　　に提供しません。

（１）　会員本人から個人情報を取得する際に伝えて同意を得ている範囲で提供する場合。

（２）　法令に基づく場合。

（３）　人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合。

（４）　公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進に必要がある場合。

（５）　国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を

　　　遂行することに対して協力する必要がある場合。

（第三者提供に係る記録の作成等）

第１１条　取扱者は、個人情報を第三者（県・市役所を除く。）に提供したときは、法第２５条

　　　　に定める第三者提供に係る記録（注１）を作成し、保存します。

（第三者提供を受ける際の確認等）

第１２条　取扱者は、第三者（県・市役所を除く。）から個人情報の提供を受けるに際しては

　　　　、法第２６条に定める第三者提供を受ける際の確認（注２）を行い、記録を作成し、

　　　　保存します。

（本人への開示）

第１３条　会員は、第７条の規定に基づき提供した会員本人の個人情報について管理者に

　　　　対し開示を請求することができます。

　２　　管理者は、会員本人から会員本人の個人情報の開示について請求があったとき、

　　　　法第２８条第２項に該当する場合（注3）を除き、本人に開示します。　　

（個人情報の訂正等）

第14条　会員は、第７条に基づき提供した会員本人の個人情報について管理者に対し

　　　　訂正等を求めることができます。

　２　　前項の請求があった場合、管理者は直ちに該当する個人情報の訂正等を行いま

　　　　す。ただし各会員にすでに配布されている会員名簿等は、訂正等について会員に

　　　　連絡することをもって、これに替えることができるものとします。

（漏えい発生時等の対応）

第１５条　取扱者は、個人情報を漏えい、滅失、き損等の事案の発生またはその兆候を

　　　　把握した場合は、管理者に報告します。この場合において管理者は、事実及び

　　　　原因の確認、被害拡大の防止、影響を受ける本人への連絡、再発防止等の対応

　　　　を行います。

（開示請求及び苦情相談窓口）

第１６条　本会における、開示請求及び苦情相談窓口は、副会長とします。

　　　　　注１：提供年月日、当該第三者の氏名、個人情報の項目等。

　　　　　注２：提供年月日、当該第三者の氏名、個人情報の項目、取得の経緯等。

　　　　　注３：本人・第三者の生命・財産その他の権利、利益を害する恐れがある場合、

　　　　　　　　事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れのある場合等。

　　　（付則）

　　この取扱ルールは、令和２年４月５日から施行します。

　制定　令和２年４月

昭和４５年４月	一部改正	実施	平成　２年４月	一部改正	実施
昭和４６年４月	〃	〃	平成　３年４月	〃	〃
昭和４７年４月	〃	〃	平成　４年３月	〃	〃
昭和５３年４月	〃	〃	平成　４年４月	〃	〃
昭和５６年４月	〃	〃	平成１８年４月	〃	〃
昭和５７年４月	〃	〃	平成２４年４月	〃	〃
昭和６０年４月	〃	〃	平成２５年４月	〃	〃
昭和６２年４月	〃	〃	平成２８年４月	〃	〃
昭和６３年４月	〃	〃	平成３０年４月	〃	〃
			令和　２年４月	〃	〃